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Reyes Magos: así funciona el reparto de regalos más grande del mundo

Sus Majestades

Melchor

• CEO de la compañía.
• Se encarga de negociar con proveedores. Trabaja una media de 16 horas diarias. Jamás abandona su despacho. Ni siquiera en Navidad.
• “No te preocupes por el fracaso. Sólo debes acertar una vez”.
  Fue él quien estableció el día de la entrega al final de las vacaciones, echándose encima al Consejo de Administración.
  Fue nombrado «entrepreneur» del año en 1999.
• Nunca va a los «afterworks» y eso le ha dado fama de riguroso.

Gaspar

• Jefe de logística.
• Fue el responsable de la creación del primer almacén donde podían albergar más de 50 millones de juguetes.
• Siempre se negó a cobrar por los regalos, sacando beneficios de la publicidad, la venta de datos y la cotización en Bolsa.
• Él tuvo la idea de empezar a utilizar camellos en lugar de hacer las entregas a pie.
• En 2012 pierden la concesión para entregar regalos en La Rioja tras no presentar a tiempo la renovación del contrato. Desde entonces, Gaspar lucha por recuperar el territorio perdido trabajando activamente en el departamento legal.
• Tuvo un «affaire» con Trini, la encargada de seguridad en el acceso al edificio.

Baltasar

• Lleva el área de Atención al Cliente y es el responsable del «Customer Buying Process».
• También es el portavoz sindical, hecho que ha deteriorado su relación con Gaspar y Melchor.
• Considera que no se valora su trabajo y cree que él debería ser el CEO.
• Es el único que sabe qué es la mirra.
• Está en conversaciones con Papá Noel para irse a trabajar con él si le iguala el contrato.
• Los fines de semana trabaja en la frutería de su tío Andrés.
• Su filosofía de management es “No puedes conectar los puntos mirando hacia delante; sólo puedes conectarlos mirando hacia atrás. Así que debes confiar en que esos puntos se conectarán de alguna forma en tu futuro».
• Es negro.

Ramón

• Scrum master.
• Se asegura de que exista una lista de requisitos priorizada y de que esté preparada antes de la siguiente iteración.
• Facilita las reuniones de Scrum (planificación de la iteración, reuniones diarias de sincronización del equipo, demostración, retrospectiva), de manera que sean productivas y consigan sus objetivos.
• Enseña al equipo a autogestionarse.
• Es el encargado de establecer la mejor ruta de reparto. Suya es la idea de organizar cabalgatas creando un feedback muy positivo entre todos los clientes.
• Afirma que, durante las últimas horas del 5 de Enero, sale de las instalaciones de San Fernando un camión cada 21 minutos.
• Ramón piensa en expandir el negocio creando un nuevo día de entrega de regalos porque cree que con las infraestructuras que ahora tienen podrían hacerse cargo de dos días de Reyes al año.
• Su ambición no conoce límites.

El proceso: de la carta a la mañana de Reyes

1. Desde 2002, las cartas de los niños son remitidas en formato de formulario (como las quinielas) que un escáner óptico se encarga de leer traspasando la información directamente al almacén de logística y automatizando todo el proceso.
2. Una vez la carta ha sido informatizada, se tritura. El nombre del niño se transforma en un código encriptado para garantizar que se respeta la LOPD.
3. Se establece un sistema de entrega según colores. Si la pegatina es amarilla, el regalo no puede ser superior a tres kilos ni superar las medidas 30x30x30. Si es roja no puede superar los diez kilos, y así dentro de un espectro de siete colores. El sistema consigue abaratar costes ya que se necesita menos personal.
4. Si el producto ya está en catálogo, pasa directamente a una báscula donde se mide y se pesa. Este paso es muy importante porque será decisivo a la hora de introducirlo en la caja de regalo correspondiente.
5. Seis segundos para ver los seis lados. Ésa es la regla de oro que estableció Baltasar en sus almacenes. Los empleados tienen seis segundos para verificar que las seis caras del artículo que van a vender están en perfecto estado. Después, se etiqueta.
6. Otro punto clave en el proceso de almacenaje es el método para colocar el producto en su infinita red de estanterías. Siguiendo una metodología bautizada por Gaspar y denominada «Happy Making Boxes» también por Gaspar, no ordenan sus artículos por marcas ni categorías, sino que los reparten por todas sus instalaciones para que sus empleados, estén donde estén, puedan ir a buscar cualquier producto en el menor tiempo posible.
7. Una vez finalizados los pedidos, se distribuyen todos los regalos en los 18 kilómetros de estanterías de los que disponen. Hay un 159% más de espacio que hace un año, lo que equivale a cuatro veces la altura del Teide.
8. Un empleado vestido de verde (categoría superior) escanea el código de barras de todos los regalos para informar al sistema de dónde está colocado.
9. Los empleados con uniforme amarillo (categoría media 2B) envolverán los regalos uno a uno.
10. Un robot elabora un palé por familia con todos los paquetes, que se depositan en una cinta. Un escáner lee el interior del palé y coloca un código alfanumérico de color verde (listo para envío).
11. Los palés pasan a otra cinta que, dependiendo de su peso, tamaño y destino, decide a qué camello encargar.
12. La identidad del niño y su dirección se guardan en otro servidor distinto al de logística. Sólo se cruzarán datos la noche del cinco de enero mediante un algoritmo.
13. El reparto se hace con camellos. Cada noche de Reyes fallecen de agotamiento 200 ejemplares.

Datos que no conocías sobre los Reyes de Oriente

Durante los primeros siglos sólo tuvieron pérdidas.

Tienen 124 kilómetros de baldas con las que se podría dar la vuelta a la M-30 cuatro veces poniéndolas una detrás de otra.

Tienen un único centro logístico porque prefieren centralizar sus pedidos. Cataluña solicitó un almacén propio pero la propuesta fue denegada por el Ministerio de Fomento.

En una ocasión, los Reyes se colaron en casa de José Luis Moreno para pegarle una paliza.

Se tienen que desnudar para entregar los regalos de las familias nudistas.

Cada corbata regalada deja una huella de CO2 de 70 toneladas, por eso Ramón está volcado en la exigencia de cumplir las entregas, dañando lo menos posible el medio ambiente.

ADIF ha ganado el concurso para repartir regalos a partir de 2020 porque ha presentado un presupuesto muy inferior, pero Baltasar ya ha recurrido la decisión al órgano regulador.

Ninguno de los reyes está en contacto directo con los regalos en ningún momento del proceso.